DMS Greeny Vám ponúka hneď niekoľko užitočných funkcionalít
Flexibilný prehľad o dokumentoch /správa, archivácia, evidencia/
Zákazník získa používaním prehľad o dokumentoch vo firme. Môže archivovať, evidovať dokumenty za obdobie niekoľko desiatok rokov.
Aplikácia DMS Greeny je vhodná napr. aj pri audite, kedy môže firma z dôvodu poskytnutia prístupu k požadovaným dokumentom vyhradiť repozitár k náhľadu pre audítora. Audítor tak nemusí byť fyzicky prítomný v danej firme, čím sa znížia výdavky na audit a zároveň má prístup iba k vyhradeným dokumentom a zamestnanci firmy sa môžu venovať svojej pracovnej náplni.
Fulltextové vyhľadávanie
Používateľ aplikácie DMS Greeny môže vyhľadávať konkrétne dokumenty/záznamy podľa 1 a viac vyhľadávacích kritérií. Jednoducho a rýchlo nájde akýkoľvek dokument napr. zmluvu s dodatkami, faktúru s jednotlivými prílohami. Taktiež sa používateľovi zobrazia všetky súvisiace dokumenty s vyhľadávaným záznamom a aj označenie archívu, v ktorom sa daný dokument fyzicky nachádza. Používateľ napr. vyhľadáva zmluvu, pričom vo výsledku vyhľadávania sa zobrazí nielen samotná zmluva, ale aj jej prílohy, resp. dodatky.
Integrácia s prostredím MS Windows a MS Office
Aplikácia DMS Greeny je zintegrovaná s prostredím MS Windows a MS Office. Používateľ tak má možnosť pracovať s dokumentmi v DMS Greeny podobným spôsobom, ako keby boli na lokálnom disku počítača. Môže ich prezerať a modifikovať priamo v aplikáciách balíka MS Office (Word, Excel...) alebo v aplikácii MS Explorer (Prieskumník).
Nastavenia prístupov k dokumentom pre jednotlivých používateľov, alebo skupiny
Zákazník môže rozhodnúť, aký počet používateľov bude mať vstup do aplikácie a akými druhmi oprávnení bude konkrétny používateľ disponovať. Taktiež je možné zaradiť používateľo do skupín s nastavenými oprávneniami.
Digitalizácia /hromadné skenovanie dokumentov vrátane automatického rozpoznávania textu/
Digitalizácia záznamov je aplikácia, ktorá slúži na spracovanie dokumentov v tlačenej forme a ich automatický prevod do digitalizovanej formy. Súčasťou funkcionality je riadené extrahovanie dát z digitalizovaných dokumentov prostredníctvom OCR (automatické rozpoznávanie textu) podľa vopred definovaných profilov. Extrahované dáta a digitalizované dokumenty sú automaticky ukladané do atribútov a príloh záznamov. čítaj ďalej »
Nastavenie workflow /schvaľovacích a eskalačných procesov/
Jednou z dôležitých výhod aplikácie DMS Greeny je možnosť nastavenia schvaľovacích a eskalačných procesov. Touto funkcionalitiou sa používateľovi významne zjednodušia napr. schvaľovacie procesy dovoleniek, faktúr a rôznych iných dokumentov. Vo firmách je bežné, že zamestnanci nie sú na pracovisku z dôvodu služobných ciest, práceneschopnosti či iných dôvodov, a preto sa na schválenie čaká aj niekoľko dní. V aplikácii DMS Greeny Greeny schvaľujúci používateľ vidí, ktoré dokumenty čakajú na jeho schválenie, pričom okrem schválenia môže svoje rozhodnutie delegovať alebo nechať ho eskalovať na vyššiu úroveň. Každá takáto zmena stavu dokumentu môže byť sprevádzaná automatickými upozorneniami používateľov. Prostredníctvom internetového pripojenia dokáže zabezpečiť plynulý chod dokumentov aj v čase jeho absencie.
Bezplatné aktualizácie verzií
DMS Greeny je po aktivovaní služby bezplatne aktualizované na nové verzie každému zákazníkovi.
Automatické zálohovanie dokumentov
Zákazník sa nemusí obávať straty svojich dát/dokumentov. Jeho repozitáre sú automaticky zálohové v pravidelných intervaloch.