Ako DMS Greeny funguje?
Z pohľadu používateľa sa DMS Greeny skladá z dvoch častí, a to DMS systému a používateľských aplikácií. DMS systém je umiestnený v Cloud-e. To je časť DMS Greeny, s ktorou sa používateľ priamo nestretne.
Používateľ pracuje práve s používateľskými aplikáciami.
Tieto slúžia na prístup a prácu s dokumentmi umiestnenými v DMS Greeny. Spomínali sme, že DMS systém je umiestnený v Cloud-e. To znamená, že sa nenachádza v počítači zamestnanca ani na firemnom serveri, ale na serveri poskytovateľa Cloud služby.
DMS systém
DMS systém je serverová časť DMS Greeny, ktorá sa stará o dokumenty, správu používateľov, komunikáciu s inými systémami a bezpečnosť.
Používateľské aplikácie
Používateľ pracuje s DMS Greeny prostredníctvom web prehliadača, aplikácie DMS Digitalizácia a aplikácie DMS Explorer.
Cez prehliadač môže používateľ pracovať s dokumentmi, sledovať stav repozitárov, riadiť prístup k dokumentom v repozitároch a podobne.
DMS digitalizácia umožňuje používateľovi digitalizovať dokumenty, čiže preniesť papierové dokumenty do DMS Greeny. Okrem samotných dokumentov môže používateľ počas digitalizácie extrahovať z dokumentov dáta napríklad meno dodávateľa, IČO, adresa. Extrakcia dát umožňuje potom ďalšiu inteligentnú prácu s dokumentom v rámci DMS Greeny. Napríklad vyhľadávanie dokumentov podľa dodávateľov a iné.
Celý proces je plne automatizovaný čiže používateľ si:
- označí dokumenty čiarovým kódom,
- vloží do skenera,
- po skenovaní ich odošle do DMS Greeny.
DMS Exlorer je aplikácia, ktorá umožňuje upravovanie dokumentov v bežne používaných editoroch ako sú MS Word, MS Excel rôznych grafických editoroch a podobne. Okrem upravovania dokumentov je v tejto aplikácii možné aj prehliadanie dokumentov v DMS Greeny, ale aj vyhľadávanie dokumentov, či pridávanie nových, resp. mazanie existujúcich.